Instant Messaging (IM) untuk korporat


Oleh : Wim Permana

Penggunaan Instant Messaging (IM) sebagai salah satu alat komunikasi praktis dalam dunia bisnis dewasa ini mengingatkan kita pada fungsi e-mail pada awal tahun 90-an. Cepat, tepat, dan cepat! Mungkin inilah slogan yang paling pas untuk software seperti IM beserta semua variannya, AOL dan Yahoo! Jika dulu IM hanya populer dan digemari oleh pengguna rumahan, maka sekarang ia telah menginfeksi kalangan perkantoran. Sebagai gambaran, 92% perkantoran di wilayah Amerika Utara terbukti positif mengidap ‘virus mini’ yang juga terkenal dengan emoticon-nya ini.

Kebutuhan karyawan perkantoran terhadap IM bisa saja berkembang di luar dugaan banyak orang selama ini. Dibandingkan menelepon atau mengirim e-mail yang masih sedikit menyita waktu, prosedur yang bertele-tele, IM tentu lebih baik. Apalagi jika pesan atau hal yang ingin disampaikan adalah sesuatu yang singkat dan tidak bersifat formal. Misalnya, seorang karyawan yang ingin mengetahui jadwal rapat evaluasi bagian penjualan dari sekretaris manajer dapat langsung mengirimkan pertanyaan lewat IM di komputernya ke komputer sekretaris tersebut tanpa harus berjalan dan bertanya secara manual.

Sifat IM seperti yang disebut di atas tentu saja menyiratkan sebuah pertanyaan khusus, yakni seberapa kuat pengaruh pesan yang dikirim via IM akan dijawab oleh si penerima pesan. Jawabnya ; relatif sangat kuat. Kehadiran pesan baru (new message) dari IM satu ke IM lainnya di dua komputer yang berbeda selalu menciptakan jendela (windows) baru di task manager Sistem Operasi komputer kita sehingga pesan IM tersebut akan tampak atau bahkan ‘terdengar’ layaknya Short Message Service (SMS) dari handphone si penerima. Namun tentu saja, laiknya SMS, pesan dari si pengirim hanya akan digubris lalu dibalas oleh si penerima pesan jika memang ia mengenal si pengirim. Bagaimana kalau tidak saling kenal, disitulah akan bekerja nilai kerelativan dari IM itu sendiri.

Kelemahan IM

Selain keunggulan yang telah dipaparkan pada dua paragraf di atas, Instant Message (IM), seyogyanya seperti produk-produk lainnya yang lahir dari rahim dunia TI (Teknologi Informasi) juga memiliki sisi negatif yang menyertainya.

Kelemahan pertama datang dari faktor manusia alias user sendiri. Banyak pengguna mengeluhkan masalah kejelasan bahasa pesan yang dipakai oleh user pada IM sendiri. Hal ini, selain dapat menyebabkan kesalahpahaman si penerima pesan juga dapat mengakibatkan berkurangnya efektivitas waktu kerja. Untuk mengatasinya dibutuhkan kesadaran bahasa sendiri antar user IM agar pesan yang dikirimnya dapat dimengerti dengan jernih oleh si penerima. Jadi pengiriman pesan via IM tidak hanya menyangkut masalah cepat dan tepat saja, tapi juga menyangkut kejelasan bahasa yang dipakai.

Selain masalah bahasa pesan, pengguna IM juga sering menjadi stress akibat terlalu seringnya mereka menerima pesan yang terus-menerus muncul di layar komputernya. Wajar jika pesan yang dikirimkan adalah pesan-pesan bermanfaat dan bermakna, tapi akan menjadi sebaliknya jika pesan yang datang hanyalah pesan-pesan bersifat iseng belaka. Kembali, cara mengatasi masalah ini adalah dengan membuat kesepakatan yang diatur dalam peraturan perusahaan masing-masing.

Permasalahan yang paling serius menyangkut penggunaan IM sendiri adalah pada sisi keamanannya (security). Hal ini tidak terlepas dari IM yang banyak dipakai oleh user merupakan IM yang disediakan oleh perusahaan berbasis internet macam Yahoo! atau AOL. Keduanya jelas tidak menyediakan fasilitas encryption, local routing, atau fitur keamanan lainnya yang dapat mencegah pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab untuk merusak sistem komputer dan jaringan dalam perusahaan tersebut. Keadaan ini dapat menjadi celah empuk yang dapat dimasuki oleh virus, worms, trojans, dan berbagai web content lainnya yang justru dapat memberikan penetrasi kepada sistem informasi perusahaan secara keseluruhan.

Dampak dari semua masalah keamanan di atas bagi perusahaan selanjutnya adalah berkurangnya kinerja dan kecepatan komputer untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang krusial bagi perusahaan, seperti proses pengauditan neraca keuangan perusahaan dan menghambat komunikasi bisnis dengan perusahaan lainnya. Masalah nomor dua tersebut banyak terjadi pada perusahaan yang memang hanya mempunyai sedikit ruang (space) pada server mereka.

Solusi atas masalah keamanan

Jalan keluar yang cerdas dan arif dari masalah keamanan pada penggunaan IM publik di atas adalah dengan membuat suatu sistem IM tersendiri yang dikhususkan untuk kalangan korporat. Sebuah sistem yang memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dan data perusahaan dengan penerapan encryption, kemudahan kontrol dan pengaturan atas software IM sendiri, dan bahkan yang menarik adalah dengan adanya kemampuan dari perusahaan untuk memonitor/mengaudit pesan-pesan yang telah berlalu-lalang di dalam sistem IM mereka.

Hmm… sungguh sebuah sistem IM sejati.

Penulis: Wim Permana

CPNS Pemkab Gorontalo, Entrepreneur, Blogger, Writer, Blade Rider

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s