User Requirement Spesification Sistem Informasi Akademik MIPA On-line


Aziz Perdana (9279)
Herbert Darwin (9245)
Joshua R.T. Purba (9229)
Toni Agusman (9491)
Wim Permana (9313)

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2006

BAB 1

User Requirement Spesification

1. 1. Latar Belakang

Fakultas MIPA UGM adalah suatu bagian pada struktur Universitas Gadjah Mada yang melaksanakan pendidikan akademik dalam bidang ilmu yang menjurus Matematika, Fisika dan Kimia. Didalam jurusan tersebut Fakultas MIPA terbagi lagi kedalam beberapa bidang studi yaitu Ilmu Komputer, Matematika, Statistika, Elektronika dan Instrumentasi, Geofisika, Fisika dan Kimia.

Fakultas MIPA dipimpin seorang dosen yang membawahi 3 orang Pembantu Dekan. Pembantu dekan ini dibagi atas:

  1. Pembantu dekan I sebagai Pembantu Dekan dibidang Akademik berupa pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan perencanaan.
  2. Pembantu dekan II sebagai Pembantu Dekan dibidang Keuangan dan Administrasi.
  3. Pembantu dekan III sebagai Pembantu Dekan dibidang Kemahasiswaan.

Pada Fakultas MIPA ketiga pembantu dekan tersebutlah yang bertanggung jawab atas terlakasananya semua kegiatan kampus kepada seorang Dekan. Seperti disebut pada pembagian dekan yang mengurusi banyak hal, kegiatan di kampus terdiri atas proses pendidikan (belajar-mengajar), penelitian, pengadian kepada masyarakat, pembayaran uang kuliah dan biaya-biaya lainnya, administrasi-administrasi dan hal-hal yang menyangkut mahasiswa berupa kegiatan kemahasiswaan, beasiswa atau pendanaan biaya pendidikan mahasiswa dan hal-hal lain yang menyangkut pembinaan dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

Dari banyak hal diatas dapat kita ketahui bahwa pengerjaan semua bagian kegiatan tersebut akan sangat sulit dilakukan bila dikerjakan secara manual. Karena kesulitan pengerjaan secara manual maka :

  1. Akan dibutuhkan jumlah tenaga yang semakin banyak untuk mengerjakannya yang akan meningkatkan pula pengeluaran pada penggajian karyawan,
  2. Akan memakan banyak kertas dan menambah banyak jumlah tumpukan di gudang,
  3. Karena secara manual akan banyak melibatkan aspek manusia, maka faktor kesalahan dalam pengolahan akan sangat besar,
  4. Tidak efektif waktu karena pengeolahan yang dilakukan mahasiswa,
  5. dll.

1. 2. Problem Domain

Untuk memudahkannnya maka di Fakultas MIPA UGM telah ada sebuah sistem informasi yang membantu untuk pengelolaan semua kegitan diatas. Sistem Informasi tersebut dikerjakan menggunakan bahasa PASCAL sekitar tahun 1991 dan digunakan di Fakultas MIPA pada tahun yang sama. Berhubung perkembangan teknologi dan zaman maka dirasa sistem tersebut sudah kurang relevan karena memiliki kekurangan sebagai berikut :

  1. sudah kuno dan ketinggalan zaman,
  2. terlalu sering di maintanance, sudah waktunya untuk membangun kembali,
  3. masih banyak BUG,
  4. kurang User friendly (penggunaan kurang bersahabat), tidak memiliki help yang baik dan user guide yang tertata rapi,
  5. tampilan yang tidak menarik, tidak memiliki GUI atau tampilan grafis pendukung lainnya,
  6. banyak pengentrian hanya dapat dilakukan oleh bagian pengajaran, sehingga tidak melibatkan dosen sebagai satu komponen penting dalam proses akademisi, khususnya untuk entri nilai mahasiswanya. Perlu ada pembatasan untuk bagian pengajaran,
  7. dosen tidak dapat melihat statistik mahasiswa yang diajar atau yang dibimbing baik itu berupa hasil studinya atau rekap absen atau hal penting lainnya,
  8. dosen yang memiliki waktu luang untuk konsultasi di luar jam kuliah tidak memiliki tempat untuk menuliskan jadwal kosongnya juga mahasiswa tidak pernah tahu pasti jadwal tersebut,
  9. terlalu banyaknya kegiatan yang ditangani bagian pengajaran mengakibatkan kelambanan dalam banyak hal, pencetakan KRS, KHS, transkrip nilai, surat keterangan kuliah dan bidang administrasi lainnya,
  10. untuk pengumuan yang berupa jadwal kuliah, jadwal ujian, jadwal praktikum, dan pengumuman resmi atau tak resmi masih menggunakan cara pengumuman konvensional, lewat papan pengumuman. Sangat menyulitkan karena sering ditempel di sembarang tempat, sehingga sangat tidak rapi dan tidak tepat sasaran.
  11. sistem offline, yang mengakibatkan penggunaan sering antri, harus di kampus, harus dikerjakan pada terminal-terminal tertentu yang bila rusak maka tidak dapat melakukan pengerjaan, dan jumlah terminal yang sangat terbatas yang tidak seimbang dengan jumlah mahasiswa.
  12. tidak melibatkan komponen orangtua yang ingin memantau anaknya, baik dari segi nilai, pembayaran spp atau pembayaran-pembayaran lainnya, nilai anaknya dan nilai rata-rata kelas, pengumuman untuk orangtua atau umum.

1.3. Permintaan User

Berdasarkan hal-hal diatas maka dirasa perlu untuk merancang suatu sistem informasi yang memiliki ketangguhan lebih dari sistem informasi sebelumnya. Sistem informasi yang baru diharapakan :

  1. dibangun sistem yang baru yang sesuai dengan perkembangan zaman dalam artian memiliki GUI yang baik dan tampilan grafis lainnya, help menu, user guide sehingga dihasilkan tampilan yang indahdan tepat guna,
  2. minimal dalam kesalahan (bug),
  3. mudah dalam pencetakan-pencetakan administratur,
  4. adanya kolom pengumuman untuk memberikan pengumuman yang tepat sasaran dan tidak memakan tempat,
  5. melibatkan dosen untuk memantau anak bimbingnya, mengetri nilai dan memberitahu jadwal kosongnya,
  6. bisa dilakukan secara online,
  7. memiliki komponen orangtua sebagai pemantau kuliah anaknya,
  8. Untuk lebih lengkapnya diharapkan sistem memuat komponen-komponen dibawah ini dengan fungsinya masing-masing.

Download Dokumen Lengkap Versi PDF

Penulis: Wim Permana

CPNS Pemkab Gorontalo, Entrepreneur, Blogger, Writer, Blade Rider

1 thought on “User Requirement Spesification Sistem Informasi Akademik MIPA On-line”

  1. salam,
    saya sangat setuju apabila sistem informasi akademik yang ada di kampus fmipa kita, diganti dengan sistem online.Karena tehnologi itu sudah lama dan banyak kendala pada saat registrasi.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s